Répondre à ces trois questions clés "pourquoi, comment et quoi ?" va vous permettre d'accroître considérablement l'efficacité, l'efficience, la pertinence de vos interventions. Ces questions se traitent en amont et pendant l'animation collective, lorsque des ajustements sont nécessaires. 

Pourquoi ?

La première question concerne les raisons de l'organisation de cette rencontre. Définissez clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre, tant pour le groupe que pour vous-même. Cela peut inclure :

- des objectifs concrets et opérationnels, 

- des intentions spécifiques pour le groupe (vivre un temps mémorable, une parenthèse, réussir à se dire les choses).

Soyez également au clair sur vos motivations internes. Celles que vous n'avez pas forcément besoin de communiquer. Qu'est-ce que tout cela permet ? Vous apporte ?

Répondre au "pourquoi" permet de satisfaire notre besoin de sens, et ainsi maximiser l'engagement des participants... en même temps que le vôtre. 

Avoir cette question dans un coin de la tête évite, pendant l'évènement, de prendre des décisions à la va-vite absurdes, ou en amont, d'organiser des réunions sans savoir "pourquoi on a fait cette réunion"...

Comment ?

La deuxième question concerne les méthodes que vous utiliserez pour atteindre vos objectifs. Au delà de la date, de l'heure et du lieu, dresser un ordre du jour précis répond au besoin de sécurité de certains participants. S'agissant d'un atelier plus expérienciel (biodanza, sophrologie, ...), un bref descriptif de certaines activités pourra rassurer certaines personnes, ou susciter davantage de curiosité.

Une idée reçue parmi nombre de professionnels qui accompagnent des groupes, quels qu'ils soient, est qu'ils doivent tout gérer eux-mêmes... Savez-vous que même un conférencier amené à dispenser un cours magistral est, lui aussi, très soutenu ? La préparation de la salle, des micros, la vente éventuelle de places.... En pratique, que vous cherchiez à dispenser des connaissances, favoriser une production collective ou à créer une ambiance conviviale, vous pouvez toujours déléguer certaines responsabilités d'animation. Vous pouvez par exemple dispacher la responsabilité de rôles essentiels à la réussite de la rencontre comme : la gestion du temps, la bonne répartition de la parole, le suivi des sujets abordés ("gardien du sujet") ou encore des considérations logistiques (voir exemples ci-dessus, ou encore la gestion de la nourriture, des covoiturages, des problèmes de connexion en visio, ...).

Déterminez aussi quelles règles de fonctionnement seront établies entre participants. Par exemple, un cadre relationnel classique prône un engagement à l'écoute mutuelle, une aspiration à une répartition équitable de la parole, pourquoi pas un soin particulier à accorder à son voisin...).

Ces deux points contribuent à accroître le niveau d'implication des participants, et de limiter les postures passives. 

Préciser les responsabilités, le pouvoir décisionnel et d'action des participants est indispensable :

- cela clarifie les rôles de chacun,

- cela limite les risques de frustration s'il est établi en amont que l'animateur tranche,

- cela éviter, dans des situations managériales ou de concertation publique, d'organiser des réunions en intelligence collective lorsque les décisions sont déjà prises, où qu'il n'est pas prévu de déléguer de quelconques responsabilités au groupe...

A vous de déterminer quelle est la manière la plus juste de communiquer sur ces différentes composantes du "comment".

Enfin, vous pouvez aussi poser des intentions de forme vous concernant (gagner en confiance, réussir à transmettre une passion, montrer une autre manière de faire, ...). Si vous attendez des feedback des participants à ce sujet, vous pouvez tout à fait leur en partager, tout ou partie !

Quoi ? 

Enfin, la dernière question, c'est le contenu. Ce qui va être vécu ou produit grâce à l'organisation de cette expérience. Cette question permet de répondre à notre besoin de réalisation. En fonction de votre style, votre tempérament, vos préférences, le profil des participants, ou tout simplement la nature de votre activité, vous pouvez déterminer plus ou moins précisément vos attentes en termes de production, là où vous vous situez entre la logique d'émergence (improvisation) et la logique de cible (respect d'attentes très précises, par exemple s'agissant d'une représentation théâtrale).